Üzleti kihívás
A dokumentumkezelés szinte minden szervezetnél kihívásokat jelenthet, legyen szó manuális folyamatokról, dokumentumok tárolásáról vagy az adminisztrációs terhek csökkentéséről. A Data-EDIH projekt keretében az ELTE-Soft munkatársai szakmai támogatást nyújtanak ezek leküzdésében: feltárjuk a dokumentumkezelési gyakorlatokban rejlő hibákat, és olyan módszereket, eszközöket mutatunk be, amelyekkel hatékonyabbá, gyorsabbá és biztonságosabbá tehetők ezek a folyamatok.
Az alábbi főbb kihívásokra és megoldásokra fókuszálunk:
Probléma: Dokumentumok közös feldolgozása, felhő alapú dokumentum-menedzsment
Tanácsadási szolgáltatás:
Felhőalapú tárolási és dokumentum-menedzsment alapok bemutatása, ahol ismertetjük a központosított tárolás előnyeit, bevezetésének lehetőségeit. Egy demó keretében megmutatjuk, hogyan vezethető be ez a lehető legegyszerűbben, hogyan integrálható a mindennapi működésbe. A tanácsadás során kitérünk a nehézségekre is.
Probléma: Dokumentumok verziókezelése és munkafolyamatok menedzsmentje
Tanácsadási szolgáltatás:
Amennyiben szervezetük már használ felhő alapú dokumentum-menedzsment szolgáltatást (Google Drive, OneDrive stb.), áttekintjük azokat a kihívásokat, amivel találkoztak, segítünk megoldást találni arra, hogy hogyan lehet eligazodni a dokumentum-erdőben, hogyan tudják a törvényi elvárások (pl.: GDPR) szerint kezelni az adatokat.
Ismertetjük a dokumentumkezelő rendszerek, például a SharePoint használatát, mint elektronikus dokumentumkezelési és workflow-menedzsment eszközt. Bemutatjuk, hogyan kezelhetők a dokumentumok strukturált módon, miközben a folyamatok átláthatósága és hatékonysága növekszik. Kitérünk arra is, hogy hogyan tudják automatizálni a dokumentumok előállítását adatok alapján.
Kitérhetünk a vállalatirányítási (ERP) rendszerrel történő integrációs kérdésekre is.
Probléma: E-aláírás és hitelesítés
Tanácsadási szolgáltatás:
Elektronikus aláírás és hitelesítési megoldások bemutatása. Egy valós példán keresztül megismerheti, hogyan gyorsíthatja fel az adminisztratív jóváhagyási folyamatokat, miközben garantálja az adatok jogi megfelelőségét.
Probléma: Dokumentumokban rejlő információk feldolgozásának nehézségei
Javasolt tanácsadási szolgáltatás:
A manuális adatrögzítés időigényes, költséges, és gyakran hibákhoz vezet. Az őn Intelligens dokumentumfeldolgozási technológiák (IDP) segítségével a különböző dokumentumtípusokból automatikusan kinyerhetők a releváns információk, amely jelentősen csökkenti az adminisztrációs terheket és növeli a hatékonyságot. Példákon keresztül bemutatjuk, hogy optikai karakterfelismerés (OCR) és természetes nyelvfeldolgozás (NLP) technológiák segítségével automatikusan kinyerhetőek az adatok a dokumentumokból.
Probléma neve: Információmegosztás és csapatmunka nehézségei
Javasolt tanácsadási szolgáltatás:
Kollaborációs platformok (pl. Microsoft Teams, Slack stb.) integrációjának bemutatása. Megmutatjuk, hogyan növelheti a csapatmunka hatékonyságát a valós idejű kommunikáció és a dokumentumok könnyű megosztása révén.
A szolgáltatás folyamata
A tanácsadási szolgáltatás keretében segítünk az automatizált dokumentumkezelési megoldások bevezetésében és optimalizálásában, az alábbi lépések mentén:
- Üzleti folyamatok áttekintése és nehézségek azonosítása
- A meglévő adminisztrációs dokumentumkezelési folyamatok feltérképezése.
- A leggyakoribb kihívások és akadályok feltérképezése.
- Demó bemutatása
- Részletesen átbeszéljük egy demonstráción keresztül, hogy a feltárt kihívásokat hogyan lehetne megoldani, például megmutatjuk, hogy hogyan működik a képfelismerés alapú dokumentumfeldolgozás.
- Példák: számlák automatikus digitalizálása, dokumentumok szövegének kinyerése (OCR).
- Megoldások és előnyök megvitatása
- Költség- és időmegtakarítási lehetőségek áttekintése.
Célcsoport
Kis- és középvállalkozások, valamint közszféra szervezetek, amelyek szeretnék megismerni javítani a dokumentumkezelési gyakorlataikon, szeretnék felmérni az adminisztráció automatizálási lehetőségeit és csökkenteni az adminisztrációval kapcsolatos terheiket.
Adatlap
- Szolgáltatástípus: tanácsadás, demonstráció
- Jelenlét: személyes / online
- Helyszín: 1117 Budapest, Pázmány Péter sétány 1/c
- A szolgáltatás időtartama: 4 óra (1 alkalom)
- Résztvevők száma: 5-10 fő
- Szolgáltatás értéke: 40 000 Ft/óra
- Kapcsolattartó adatai: Tarcsi Ádám elérhetősége: (ade@inf.elte.hu)