Üzleti kihívás 

A dokumentumkezelés szinte minden szervezetnél kihívásokat jelenthet, legyen szó manuális folyamatokról, dokumentumok tárolásáról vagy az adminisztrációs terhek csökkentéséről. A Data-EDIH projekt keretében az ELTE-Soft munkatársai szakmai támogatást nyújtanak ezek leküzdésében: feltárjuk a dokumentumkezelési gyakorlatokban rejlő hibákat, és olyan módszereket, eszközöket mutatunk be, amelyekkel hatékonyabbá, gyorsabbá és biztonságosabbá tehetők ezek a folyamatok. 

Az alábbi főbb kihívásokra és megoldásokra fókuszálunk: 

Probléma: Dokumentumok közös feldolgozása, felhő alapú dokumentum-menedzsment 

Tanácsadási szolgáltatás: 

Felhőalapú tárolási és dokumentum-menedzsment alapok bemutatása, ahol ismertetjük a központosított tárolás előnyeit, bevezetésének lehetőségeit. Egy demó keretében megmutatjuk, hogyan vezethető be ez a lehető legegyszerűbben, hogyan integrálható a mindennapi működésbe. A tanácsadás során kitérünk a nehézségekre is.  

Probléma: Dokumentumok verziókezelése és munkafolyamatok menedzsmentje 

Tanácsadási szolgáltatás: 

Amennyiben szervezetük már használ felhő alapú dokumentum-menedzsment szolgáltatást (Google Drive, OneDrive stb.), áttekintjük azokat a kihívásokat, amivel találkoztak, segítünk megoldást találni arra, hogy hogyan lehet eligazodni a dokumentum-erdőben, hogyan tudják a törvényi elvárások (pl.: GDPR) szerint kezelni az adatokat.  

Ismertetjük a dokumentumkezelő rendszerek, például a SharePoint használatát, mint elektronikus dokumentumkezelési és workflow-menedzsment eszközt. Bemutatjuk, hogyan kezelhetők a dokumentumok strukturált módon, miközben a folyamatok átláthatósága és hatékonysága növekszik. Kitérünk arra is, hogy hogyan tudják automatizálni a dokumentumok előállítását adatok alapján. 

Kitérhetünk a vállalatirányítási (ERP) rendszerrel történő integrációs kérdésekre is. 

Probléma: E-aláírás és hitelesítés 

Tanácsadási szolgáltatás: 

Elektronikus aláírás és hitelesítési megoldások bemutatása. Egy valós példán keresztül megismerheti, hogyan gyorsíthatja fel az adminisztratív jóváhagyási folyamatokat, miközben garantálja az adatok jogi megfelelőségét. 

Probléma: Dokumentumokban rejlő információk feldolgozásának nehézségei 

Javasolt tanácsadási szolgáltatás: 

A manuális adatrögzítés időigényes, költséges, és gyakran hibákhoz vezet. Az őn Intelligens dokumentumfeldolgozási technológiák (IDP) segítségével a különböző dokumentumtípusokból automatikusan kinyerhetők a releváns információk, amely jelentősen csökkenti az adminisztrációs terheket és növeli a hatékonyságot. Példákon keresztül bemutatjuk, hogy optikai karakterfelismerés (OCR) és természetes nyelvfeldolgozás (NLP) technológiák segítségével automatikusan kinyerhetőek az adatok a dokumentumokból.  

Probléma neve: Információmegosztás és csapatmunka nehézségei 

Javasolt tanácsadási szolgáltatás: 

Kollaborációs platformok (pl. Microsoft Teams, Slack stb.) integrációjának bemutatása. Megmutatjuk, hogyan növelheti a csapatmunka hatékonyságát a valós idejű kommunikáció és a dokumentumok könnyű megosztása révén. 

A szolgáltatás folyamata 

A tanácsadási szolgáltatás keretében segítünk az automatizált dokumentumkezelési megoldások bevezetésében és optimalizálásában, az alábbi lépések mentén: 

  1. Üzleti folyamatok áttekintése és nehézségek azonosítása 
  1. A meglévő adminisztrációs dokumentumkezelési folyamatok feltérképezése. 
  1. A leggyakoribb kihívások és akadályok feltérképezése. 
  1. Demó bemutatása 
  1. Részletesen átbeszéljük egy demonstráción keresztül, hogy a feltárt kihívásokat hogyan lehetne megoldani, például megmutatjuk, hogy hogyan működik a képfelismerés alapú dokumentumfeldolgozás. 
  1. Példák: számlák automatikus digitalizálása, dokumentumok szövegének kinyerése (OCR). 
  1. Megoldások és előnyök megvitatása 
  1. Költség- és időmegtakarítási lehetőségek áttekintése. 

Célcsoport 

Kis- és középvállalkozások, valamint közszféra szervezetek, amelyek szeretnék megismerni javítani a dokumentumkezelési gyakorlataikon, szeretnék felmérni az adminisztráció automatizálási lehetőségeit és csökkenteni az adminisztrációval kapcsolatos terheiket. 

Adatlap 

  • Szolgáltatástípus: tanácsadás, demonstráció 
  • Jelenlét: személyes / online 
  • Helyszín: 1117 Budapest, Pázmány Péter sétány 1/c 
  • A szolgáltatás időtartama: 4 óra (1 alkalom) 
  • Résztvevők száma: 5-10 fő 
  • Szolgáltatás értéke: 40 000 Ft/óra 
  • Kapcsolattartó adatai: Tarcsi Ádám elérhetősége: (ade@inf.elte.hu